Naučite kako organizirati osoblje salona s jasnim ulogama, pametnijim rasporedom i jednostavnim sustavima koji smanjuju zabunu i održavaju nesmetano funkcioniranje usluge.
Ponedjeljak u 9:00, dva stilista misle da imaju istu stanicu, vaša recepcija odgovara na tri poziva odjednom, a neko je zaboravio da potvrdi termin za bojenje koji je zahtevao dodatno vreme obrade. Tada obično vlasnici salona počinju da pitaju kako da organizuju osoblje salona na način koji zapravo funkcioniše tokom užurbanog nedeljnog perioda.
Kratak odgovor je ovo: organizacija osoblja nije samo pravljenje rasporeda. To je stvaranje jasnih odgovornosti, predvidivih tokova rada i sistema koji vaš tim može pratiti bez zaustavljanja da postavlja pitanja svake nedelje. Kada ta struktura nedostaje, čak i talentovani timovi izgledaju neorganizovano. Kada je prisutna, dan deluje mirnije, klijenti primećuju razliku, a prihod obično raste jer manje stvari promakne.
Kako organizovati osoblje salona počinje sa jasnoćom uloga
Većina problema u timu salona na prvi pogled izgleda kao problemi sa ljudima. U stvarnosti, mnogi od njih su problemi sa ulogama. Ako niko nije siguran ko se bavi dolaznim klijentima, ko potvrđuje rezervacije za sledeći dan, ko proverava zalihe ili ko čisti i resetuje stanice između usluga, posao i dalje mora da se obavi. Samo se obavlja nekonzistentno.
Počnite definisanjem svake osnovne odgovornosti u salonu. Odvojite uloge usluga od podrške. Stilista može biti odgovoran za konsultacije, dodatne prodaje, ponovne rezervacije i beleške o klijentima. Recepcioner može upravljati pozivima, tokom kalendara i naplatom. Menadžer salona može nadgledati pokrivenost smena, standarde usluga i dnevne brojke. Ako vodite manji salon, jedna osoba može nositi više uloga, ali te uloge i dalje treba imenovati.
Ta jasnoća je važna jer je odgovornost lakša kada su očekivanja vidljiva. Umesto da kažete timu da "bolje komuniciraju", možete reći ko je odgovoran za šta i kada to mora biti obavljeno. To je mnogo lakše pratiti i mnogo lakše upravljati.
Zapišite odgovornosti
Usmena uputstva nisu dovoljna u užurbanom salonu. Stavite odgovornosti u jednostavan priručnik za osoblje, kontrolnu listu smena ili operativni list. Držite to kratko i praktično. Ako traje 20 minuta da se pročita, ljudi će prestati da ga koriste.
Ono što je najvažnije je doslednost. Novi zaposleni treba da vide ista očekivanja kao i stariji članovi tima. To štiti vaše standarde i štedi vreme obuke.
Izgradite raspored oko potražnje, a ne navike
Jedan od najbržih načina da se stvori trenje među osobljem je korišćenje istog rasporeda svake nedelje bez obzira na obrasce zakazivanja. Mnogi vlasnici zadržavaju poznatu rutinu jer se čini lakšom, ali potražnja retko ostaje fiksna. Petkom može biti potrebna veća pokrivenost recepcije. Subotom mogu biti potrebni vaši najjači prodavci na terenu. Sredinom nedelje jutra možda ne opravdavaju puni tim.
Ako želite da znate kako dobro organizovati osoblje salona, uskladite radnu snagu sa stvarnim ponašanjem prilikom zakazivanja. Pogledajte svoje najprometnije sate, najtraženije usluge i obrasce nepojavljivanja. Zatim izgradite smene oko stvarnog toka poslovanja.
To takođe pomaže u pravednosti. Timovi se frustriraju kada je jedna osoba preopterećena dok druga ima praznine tokom celog dana. Pametniji raspored balansira obim klijenata, vreme usluge i skup veština. To ne znači da će svaka smena delovati savršeno ravnomerno. To znači da je sistem iza toga razuman i lak za objašnjenje.
Uzmite u obzir dužinu usluge i vreme pripreme
Frizura, balayage, facial i manikir ne postavljaju iste zahteve na vaš dan. Organizacija osoblja postaje neuredna kada kalendar tretira sve kao jednostavnu jednogodišnju blokadu. Ostavite prostor za pripremu, konsultacije, čišćenje i vreme obrade gde je potrebno.
Ovo je mesto gde softver pomaže. Sistem za zakazivanje salona kao što je 24book može centralizovati termine, dostupnost osoblja, vreme usluge i podsetnike na jednom mestu, što smanjuje uzajamno prebacivanje i čini planiranje smena mnogo lakšim. Korist nije samo u pogodnosti. To su manje duple rezervacije, jasniji radni zadaci i bolja kontrola nad danom.
Korišćenje jednog sistema za rezervacije, beleške i komunikaciju
Puno neurednosti u salonu dolazi od raspršenih informacija. Jedan detalj je u tekstualnoj poruci. Drugi je napisan na stolu. Formula za boju je na lepljivoj belešci. Promena rasporeda se pominje usput i zaboravlja do ručka.
Ova postavka funkcioniše dok ne prestane.
Ako vaš tim mora da proverava više mesta da bi razumeo jedan termin klijenta, vaša operacija je već sporija nego što bi trebala biti. Organizovanje osoblja znači organizovanje informacija takođe. Detalji o rezervacijama, preferencije klijenata, beleške o uslugama, vreme, dodeljivanje osoblja i podsetnici trebaju živeti u jednom sistemu kojem ceo tim veruje.
Cilj je jednostavan: bez nagađanja. Recepcioner bi trebao moći da vidi šta je rezervisano, pružalac usluga bi trebao znati šta da pripremi, a menadžer bi trebao znati gde se dan nalazi bez jurenja ažuriranja od tri različite osobe.
Smanjite verbalne predaje
Verbalne predaje su korisne, ali ne bi trebale nositi vašu operaciju. Što više vaš salon zavisi od pamćenja, to je više prostora za propuštene detalje. Koristite beleške i praćenje zadataka za sve što utiče na iskustvo klijenta, vreme ili prihod.
Ovo je posebno važno ako imate osoblje na pola radnog vremena, rotirajuće smene ili više kategorija usluga. Što više pokretnih delova imate, to je opasnija "mislio sam da je neko to obradio" postavka.
Postavite dnevna pravila koja uklanjaju umor od donošenja odluka
Jaka organizacija tima nije izgrađena na stalnom nadzoru. Izgrađena je na rutinama koje ljudi mogu ponavljati.
Otvarači bi trebali znati tačno šta se proverava pre nego što prvi klijent stigne. Zatvarači bi trebali znati šta mora biti očišćeno, dopunjeno i dokumentovano pre nego što odu. Osoblje recepcije bi trebalo znati kada da potvrdi termine, kada da zatraži depozite i kako da se nosi sa kasnim dolascima. Pružatelji usluga bi trebali znati kada treba ažurirati beleške o klijentima i kada treba ponovo rezervisati.
Ova pravila ne moraju biti komplikovana. U stvari, jednostavnija su bolja. Poenta je ukloniti nepotrebne odluke iz dana. Ako vaš tim mora da pita kako da reši istu situaciju iznova i iznova, proces još uvek nije potpun.
Postoji kompromis ovde. Previše strogih pravila može učiniti iskusno osoblje da se oseća zatvorenim. Premalo pravila stvara nekonzistentnost. Pravi balans zavisi od veličine vašeg salona, mešavine usluga i zrelosti tima. Ali svaki salon koristi od postojanja malog skupa nepregovarajućih operativnih standarda.
Organizujte osoblje salona prema performansama, a ne samo prema ličnosti
Mnogi vlasnici zakazuju na osnovu toga ko se slaže, ko preferira koje dane ili ko je najduže prisutan. Ti faktori su važni, ali ne bi trebali nadmašiti performanse i usklađenost usluga.
U užurbanom salonu treba znati ko se odlično snalazi u konsultacijama, ko konvertuje prodaju, ko kasni, ko zadržava klijente i ko najbolje obavlja premium usluge. To nije stvar stvaranja pritiska radi pritiska. To je stvar donošenja boljih odluka o zapošljavanju.
Na primer, ako je jedna estetičarka odlična u ponovnom zakazivanju, a druga je bolja sa klijentima koji prvi put dolaze, možete dodeliti smene i dostupnost rezervacija strateški. Ako jedan frizer stalno kasni sa početkom, možda će vam trebati duži vremenski razmaci ili razgovor o obuci. Kada možete jasno videti performanse, organizacija osoblja postaje objektivnija i manje emocionalna.
Redovno pregledajte brojke
Ne trebate korporativnu kulturu sastanaka da biste upravljali performansama. Kratak nedeljni pregled može biti dovoljan. Pogledajte rezervisane sate, stopu ponovnog zakazivanja, prodaju usluga, prodaju maloprodaje, zadržavanje klijenata i uticaj nepojavljivanja. Zatim povežite te brojke sa rasporedom, obukom i potrebama zapošljavanja.
To vam pomaže da rano uočite obrasce. Lakše je popraviti ponavljajući problem kada je mali nego kada već šteti iskustvu klijenta.
Učinite komunikaciju kraćom i strukturiranijom
Timovi salona ne trebaju više sastanaka. Trebaju bolju komunikaciju.
Ako su vaša ažuriranja duga, nekonzistentna ili zakopana u grupnim razgovorima, osoblje će propustiti ključne detalje. Držite svakodnevnu komunikaciju fokusiranom. Kratka jutarnja sastanak može pokriti pritiske rasporeda, posebne rezervacije, promene osoblja i probleme sa zalihama. To je obično dovoljno da svi budu usklađeni bez odvlačenja ljudi od klijenata.
Za nehitna ažuriranja, koristite jedan jasan kanal i jedan standardni format. Ako se promene rasporeda, nedostaci proizvoda ili podsetnici o politikama dele nasumično, vaš tim će prestati da ih prati. Komunikacija treba da podrži tok rada, a ne da ga prekida.
Obučite za doslednost pre brzine
Vlasnici često žele da novo osoblje odmah radi brzo. To je razumljivo kada je raspored pun. Ali brzina bez strukture stvara skupe greške.
Obučite svoj tim o tačnom načinu na koji vaš salon obrađuje rezervacije, konsultacije, beleške o klijentima, vreme, naplatu, ponovne rezervacije i oporavak usluga. Kada postanu dosledni, brzina dolazi prirodno. Ako su brzi, ali nekonzistentni, recepcija će se baviti rešavanjem problema koji se mogu sprečiti tokom celog dana.
Ovo je još jedno mesto gde zavisi od vašeg poslovnog modela. Postavka za iznajmljivanje kabina će zahtevati lakšu operativnu strukturu nego salon sa provizijom sa centralizovanim zakazivanjem. Ali u oba modela, osnovni standardi usluga i dalje su važni. Klijenti očekuju glatko iskustvo bez obzira ko ih uslužuje.
Stalno prilagođavajte kako salon raste
Način na koji organizujete tim od pet osoba neće raditi na isti način za salon od 15 osoba. Više osoblja znači više preklapanja, više predaja i više prilike za zabunu. Ono što se ranije činilo fleksibilnim može postati vrlo brzo neuredno.
Redovno pregledajte svoju strukturu. Da li su smene još uvek usklađene sa potražnjom? Da li su odgovornosti još uvek jasne? Da li recepcija nosi previše? Da li pružatelji gube vreme na manuelni administrativni rad? Rast otkriva slabe sisteme. To nije neuspeh. To je signal da se proces učvrsti pre nego što sledeća faza postane zauzetija.
Dobro organizovan salon ne zavisi od jedne osobe koja sve drži zajedno. On funkcioniše na osnovu jasnih uloga, vidljivih informacija, stabilnih rutina i rasporeda izgrađenog za pravi tok klijenata. Kada vaš tim zna šta da radi, gde da to pronađe i kako dan treba da teče, salon postaje lakši za upravljanje i bolji za rad.
