Naučite kako prilagoditi dostupnost zaposlenika za vaš salon s manje grešaka prilikom rezervacije, jasnijim rasporedima i boljom pokrivenošću tijekom dana s velikim prometom.
Kada klijent pokuša da rezerviše u 21:00 i vaš kalendar prikazuje pogrešnog stilistu, ne gubite samo termin - stvarate konfuziju, dodatne poruke i slabije iskustvo klijenta. Zato je važno naučiti kako pravilno postaviti dostupnost osoblja u salonu, frizerskom salonu, studiju za nokte ili klinici. Čista postavka dostupnosti održava tačnost online rezervacija, pomaže vašem timu da ostane organizovan i smanjuje komunikaciju koja usporava prijem.
Za većinu uslužnih preduzeća, dostupnost nije samo pitanje radnog vremena. To je usklađivanje pravog člana osoblja sa pravim uslugama, u pravim danima, u pravim vremenima. Ako je ta postavka previše labava, klijenti rezervišu sa ljudima koji nisu prisutni. Ako je previše stroga, ostavljate prihod na stolu. Cilj je jednostavan: učiniti vaš raspored lakim za upravljanje i lako dostupnim za rezervaciju.
Kako postaviti dostupnost osoblja bez stvaranja praznina u rezervacijama
Počnite sa svojim stvarnim radnim obrascima, a ne sa idealnim. Mnogi vlasnici salona prave grešku postavljajući pune nedeljne sate prvo i planirajući izuzetke kasnije. To zvuči efikasno, ali obično stvara neuredne kalendare jer se stvarni rasporedi salona menjaju. Osoblje sa skraćenim radnim vremenom, rotirajući vikendi, pauze za ručak, dani obrazovanja i podeljene smene svi utiču na ono što bi zapravo trebalo da bude rezervisano.
Bolji pristup je postaviti pouzdan osnovni raspored za svakog člana tima, a zatim izgraditi izuzetke oko njega. Ako stilista obično radi od utorka do subote od 10 do 18 časova, to postaje podrazumevano. Ako odlazi ranije svake druge srede ili radi jednu nedelju u mesecu, to bi trebalo dodati kao specifične prilagodbe umesto da se ugura u generički nedeljni šablon.
Ovo je još važnije ako nudite online rezervacije. Klijenti ne vide vaša unutrašnja objašnjenja. Oni samo vide da li je vreme dostupno. Ako je vaša postavka nejasna, završe birajući vremena koja treba da se pomere kasnije, a to košta poverenje.
Odvojite radno vreme od radnog vremena osoblja
Ovo je jedna od najčešćih grešaka u raspoređivanju. Vaš salon može biti otvoren od 9 do 20 časova, ali to ne znači da je svaki zaposleni dostupan tokom celog tog vremena. Radno vreme govori klijentima kada lokacija radi. Dostupnost osoblja govori sistemu rezervacija ko zapravo može da preuzme termine.
Održavanje ta dva podešavanja odvojena daje vam veću kontrolu. Omogućava vam da ostanete otvoreni duže bez lažnog prikazivanja svakog pružaoca usluga kao dostupnog tokom celog dana. Takođe pomaže kada jedan član osoblja počinje rano, drugi radi kasno, a neko drugi je dostupan samo vikendom.
Izgradite rasporede oko usluga, a ne samo smena
Ne svaki član tima obavlja svaku uslugu, a vaša postavka dostupnosti treba to da odražava. Frizer može biti dostupan za fade i šišanje brade, ali ne i za usluge bojenja. Tehničar za nokte može biti otvoren za gel punjenja, ali ne i za pedikure određenih dana ako se prostorija deli. U estetskoj klinici, jedan pružalac usluga može biti licenciran za tretmane koje drugi ne mogu da obave.
Stoga, kada razmišljate o tome kako postaviti dostupnost osoblja, ne stajte na satima. Povežite dostupnost sa sposobnošću usluge. To sprečava neodgovarajuće rezervacije i pomaže klijentima da biraju samo između validnih opcija.
Postavite pravila pre nego što unesete sate
Dobar raspored postaje lakši kada prvo odlučite o pravilima. Bez pravila, dostupnost postaje patchwork izuzetaka i ručnih ispravki.
Počnite sa nekoliko operativnih odluka. Koliko unapred klijenti mogu da rezervišu? Koje je najkasnije vreme za rezervaciju istog dana? Da li dozvoljavate da termini počnu blizu zatvaranja, ili vam je potrebno vreme za čišćenje? Da li će pauze za ručak osoblja biti automatski blokirane ili upravljane ručno? Ova pitanja utiču na dostupnost jednako koliko i vreme smene.
Takođe treba da odlučite kako da se nosite sa vremenom koje nije dostupno za rezervaciju. Tim sastanci, inventure, obuke i pokrivanje za klijente ne bi trebali da budu u nečijoj glavi. Trebalo bi da budu odraženi u kalendaru. U suprotnom, sistem prikazuje vreme kao otvoreno kada zapravo nije.
Koristite vreme za odmor gde ima finansijskog smisla
Vreme za odmor je korisno, ali previše toga može tiho smanjiti vaš kapacitet. Ako svakoj rezervaciji od 45 minuta dodate automatski 15 minuta odmora, možda štitite svoj tim od kašnjenja, ali takođe smanjujete broj dnevnih rezervacija.
Bolji potez je koristiti odmore gde rešavaju pravi problem. Korekcije boje, promet u tretmanskoj sobi, sanitarne mere i složene usluge često ih zahtevaju. Brze ponovne usluge možda ne. To zavisi od vašeg tempa, mešavine usluga i koliko često termini traju duže.
Održavajte dostupnost fleksibilnom za pravi život u salonu
Fiksni nedeljni raspored izgleda uredno na papiru. Stvarne operacije su neurednije. Ljudi menjaju smene, traže slobodne dane, ostaju duže za lojalne klijente i pokrivaju jedni druge tokom bolovanja. Vaša postavka treba da ima dovoljno strukture da ostane tačna i dovoljno fleksibilnosti da se brzo prilagodi.
Zato su prekovremene izmene važni. Oni vam omogućavaju da zadržite stabilan podrazumevani raspored dok menjate samo ono što treba promeniti. Umesto da ponovo gradite nečiji kalendar svaki put kada dođe do prazničnog vikenda, prilagodite pogođene dane i nastavite dalje.
Ovo je takođe mesto gde jednostavan salonski softver stiče svoju vrednost. Alat poput 24book pomaže vlasnicima da upravljaju osnovnim satima, postavkama usluga i dostupnošću rezervacija na jednom mestu, što je daleko lakše od sastavljanja papirnih beleški, poruka i memorije na prijemu.
Pravilno računajte vreme odsustva
Odmor je lako uočiti. Teži problem je neredovno odsustvo - lekarski pregledi, porodični događaji, preuzimanje dece iz škole i delimična odsustva. Ovi problemi često uzrokuju probleme sa rezervacijama koji frustriraju i klijente i osoblje jer se zaborave dok neko ne primeti sukob.
Rešenje je jednostavno. Zabeležite odsustvo čim bude odobreno i blokirajte te sate na izvoru. Ne oslanjajte se na tim da to zapamti kasnije. Ako vaša online rezervacija ostane otvorena tokom tih sati, postavljate se za izbegljive ponovne rezervacije.
Uobičajene greške prilikom postavljanja dostupnosti osoblja
Većina problema sa dostupnošću dolazi iz nekoliko ponavljajućih problema. Jedan je prekomplikovanje postavke od prvog dana. Ako svaka osoba ima deset različitih pravila pre nego što sistem uopšte postane aktivan, greške su gotovo zagarantovane. Počnite sa standardnim satima i pooštrite detalje gde je potrebno.
Još jedna greška je tretiranje dostupnosti kao jedne postavke. Nije. Rasporedi osoblja se menjaju, potražnja se menja po sezonama, a meniji usluga se razvijaju. Ako nikada ne pregledate svoje postavke, male netačnosti se nagomilavaju u veće probleme sa rezervacijama.
Treća greška je ignorisanje obrazaca potražnje. Ako su petci uvek puni, a utorak ostaje slab, vaša dostupnost bi trebala pomoći u ponovnom balansiranju toga. To može značiti produženje jednog pružaoca usluga na dan velike potražnje, prilagođavanje rasporeda pauza ili otvaranje specifičnih usluga samo kada su dostupne prave prostorije i osoblje.
Pregledajte šta klijenti zapravo pokušavaju da rezervišu
Dostupnost ne bi trebala biti zasnovana samo na preferencijama osoblja. Takođe bi trebala odražavati ponašanje prilikom rezervacije. Ako klijenti dosledno traže večernje termine, a vaš sistem pokazuje malo ili nimalo večernje kapacitete, to je korisna informacija. Isto važi i za potražnju za vikendima, prazničnim periodima i vrhunskim uslugama.
Ne morate uvek dodavati više sati. Ponekad samo treba bolje raspodeliti. Član tima koji radi šest sati sa niskom potražnjom tokom dana može stvoriti veću vrednost premeštanjem dva od ta dva sata u visoko traženo večernje vreme.
Učinite svoju dostupnost lakom za razumevanje osoblju
Postavka rasporeda funkcioniše samo ako tim može da je prati. Ako osoblje stalno pita ko je dostupno, koje usluge mogu preuzeti ili zašto su određeni termini blokirani, sistem je previše nejasan.
Održavajte nazive, dodeljivanje usluga i vremenske blokove doslednim. Ako jedna osoba ima prilagođene izuzetke skrivene svuda po kalendaru, postaje teže upravljati pokrivanjem i teže objasniti promene. Jasni rasporedi pomažu menadžerima da brže deluju i pomažu zaposlenima da veruju kalendaru koji vide.
Ovo je posebno važno u manjim preduzećima gde jedan izostanak, jedno odsustvo ili jedna dupla rezervacija može poremetiti ceo dan. Dobro postavljen sistem dostupnosti smanjuje dramu jer svi znaju šta je rezervisano, a šta nije.
Jednostavan način za postavljanje dostupnosti osoblja
Ako želite praktičan proces, zadržite ga jednostavnim. Prvo, definišite radno vreme. Drugo, postavite standardni nedeljni raspored za svakog zaposlenog. Treće, dodelite usluge koje svaka osoba može obaviti. Četvrto, dodajte pauze, odmore i pravila o odsustvu. Peto, pregledajte raspored sa strane klijenta kako biste se uverili da dostupna vremena zapravo imaju smisla.
Ovaj poslednji korak je važniji nego što ljudi misle. Vlasnici često grade dostupnost sa zadnje strane i nikada ne provere kako to izgleda u toku rezervacije. Ali klijenti rezervišu sa prednje strane. Ako putovanje izgleda zbunjujuće, postavka još uvek treba rad.
Dobar sistem dostupnosti treba da odgovori na jednostavna pitanja bez ručnog truda. Ko radi? Kada su dostupni? Koje usluge mogu obaviti? Gde su blokirana vremena? Ako su ti odgovori jasni, rezervacija postaje brža, a dnevne operacije mirnije.
Postavljanje dostupnosti osoblja nije o tome da kalendar izgleda pun. Radi se o tome da bude iskren. Kada vaš raspored odražava stvarne radne sate, stvarne usluge i stvarnu kapacitet, vaš tim radi sa manje prekida, a vaši klijenti rezervišu sa više poverenja. To je obično trenutak kada dan počinje da izgleda lakše.
